Đóng gói túi xách để giao cho khách cần giữ được bốn thứ: phom dáng (nhồi giấy đúng cách, hộp vừa cỡ), bề mặt (túi bụi, bọc phần cứng để không cào xước), độ khô (gói hút ẩm, lớp chống nước ngoài) và chứng cứ (video đóng hàng liên tục, ảnh trước khi dán). Một chiếc túi đẹp ở shop mà tới tay khách móp méo, có mùi ẩm hay xước khoá là một đơn hàng hỏng, kéo theo đổi trả và đánh giá xấu.
Bài này dành cho shop túi bán online, xưởng giao hàng cho khách lẻ và người làm túi thủ công. Đi qua: những kiểu hỏng hay gặp trên đường giao, vật liệu đóng gói, quy trình từng bước, cách đóng riêng theo chất liệu, quay video đóng hàng, giao vào mùa mưa nồm và hướng dẫn khách gửi trả khi đổi hàng.
Túi hỏng trên đường giao vì đâu
Móp phom. Túi rỗng bị đè trong bao hàng chung với hàng nặng hơn, hoặc nằm trong hộp quá to nên trượt và gập. Túi da cứng, túi hộp bị gập sẽ để lại nếp nhăn khó mất.
Xước do phần cứng. Khoá kim loại, khoen, xích của chính chiếc túi cọ vào mặt da suốt hành trình. Đây là nguyên nhân xước hay gặp nhất mà nhiều shop bỏ qua.
Ẩm và mốc. Hàng đi qua nhiều kho, nằm trên xe nhiều ngày trong thời tiết nóng ẩm. Túi da, túi cói, túi vải để trong túi nylon kín cùng hơi ẩm có thể lên mốc hoặc có mùi khi tới nơi.
Dính màu và dính bề mặt. Da bóng patent dính vào nylon, nhựa PVC; túi màu sáng ám màu từ giấy in, từ túi màu đậm khác nếu đóng chung một kiện.
Nóng. Kiện hàng nằm trong thùng xe dưới nắng; keo có thể mềm, lớp phủ dính, da khô. Không kiểm soát được nhiệt độ trên đường, nhưng đóng gói đúng giảm được tác động.
Ướt. Mưa thấm qua hộp giấy khi giao bằng xe máy. Một lớp chống nước bên ngoài là bắt buộc trong mùa mưa.
Vật liệu đóng gói và lý do dùng
Không cần vật liệu đắt tiền, nhưng mỗi món có một việc riêng. Bảng dưới gom những thứ thường dùng:
| Vật liệu | Dùng để | Lưu ý |
|---|---|---|
| Giấy nhồi trắng không in, giấy không axit | Nhồi giữ phom trong lòng túi | Không dùng giấy báo, giấy in vì mực dính lót |
| Túi bụi vải cotton hoặc vải không dệt | Bọc ngoài túi, chống xước và bụi | Vải thoáng hơi, không giữ ẩm như nylon |
| Giấy mềm hoặc màng xốp mỏng | Bọc riêng khoá, khoen, xích, quai kim loại | Tránh màng PVC áp trực tiếp lên da bóng |
| Gói hút ẩm | Giảm ẩm trong hộp | Đặt ngoài túi bụi, không để chạm trực tiếp da nhạy màu |
| Hộp carton vừa cỡ | Giữ túi không bị đè, không xê dịch | Hộp quá to cần chèn thêm; quá nhỏ làm gập túi |
| Túi nylon hoặc màng bọc ngoài hộp | Chống nước mưa khi giao | Bọc ngoài hộp, không bọc kín trực tiếp túi da |
| Băng dính có dấu riêng của shop (nếu có) | Nhận ra hộp đã bị mở hay chưa | Giúp khách và shop kiểm nguyên trạng |
Chi phí đóng gói nên được tính vào giá thành mỗi đơn. Tiết kiệm vài phần trăm ở đây nhưng mất một đơn đổi trả và phí gửi hai chiều thì không đáng.
Quy trình đóng một chiếc túi từng bước
Làm theo cùng một trình tự cho mọi đơn giúp không quên bước và dễ đào tạo người phụ:
- Kiểm túi lần cuối: đường chỉ, khoá kéo, phần cứng, lót, mặt da; lau bụi và vân tay. Đối chiếu đúng mẫu, đúng màu với đơn.
- Bọc phần cứng: quấn giấy mềm quanh khoá, khoen, móc, đầu khoá kéo; xích gom gọn vào trong túi và bọc riêng.
- Nhồi phom: vo giấy thành từng cục mềm nhồi vào lòng túi cho tới khi túi đứng dáng tự nhiên, không căng phồng. Nhồi cả các ngăn và góc đáy.
- Xếp quai: để quai nằm theo dáng tự nhiên, không gập gắt; quai dài có thể cuộn nhẹ đặt cạnh thân túi, lót giấy giữa quai và thân.
- Cho vào túi bụi, buộc miệng nhẹ tay. Dây đeo rời, phụ kiện cho vào túi nhỏ riêng.
- Đặt vào hộp vừa cỡ, chèn giấy hoặc vật liệu chèn ở bốn phía để túi không xê dịch khi lắc hộp. Thêm gói hút ẩm và thẻ hướng dẫn chăm sóc.
- Đóng hộp, bọc chống nước bên ngoài, dán nhãn vận chuyển, ghi chú "hàng dễ móp, không đè nặng" nếu đơn vị vận chuyển cho phép ghi.
Lắc nhẹ hộp sau khi đóng. Nghe tiếng túi trượt bên trong nghĩa là chưa chèn đủ. Một chiếc túi nằm yên trong hộp là chiếc túi tới nơi đúng dáng.
Đóng riêng theo chất liệu và kiểu túi
Một quy trình chung đúng với phần lớn túi, nhưng vài chất liệu cần cách xử lý riêng:
- Da bóng patent: không để mặt da chạm nylon, nhựa PVC hay túi da bóng khác; bọc bằng giấy mềm hoặc vải trước khi cho vào túi bụi.
- Da lộn, nubuck: chải bề mặt cùng chiều trước khi gói, bọc vải mềm để lông da không bị đè bết; tránh giấy có bề mặt nhám cọ vào.
- Túi màu sáng: không đóng chung kiện với túi màu đậm; giấy nhồi phải trắng không in.
- Túi cói, mây, lục bình: nhồi đủ để giữ dáng, thêm gói hút ẩm; tránh bọc kín bằng nylon trực tiếp vì dễ hầm ẩm; hộp cứng để không bị bẹp.
- Túi hộp khung cứng: chèn kỹ các góc, hộp có thành dày; khung đã méo thì rất khó nắn lại.
- Túi mềm, túi hobo: nhồi vừa phải, không cần hộp quá cứng nhưng phải đủ để không bị đè dẹt.
- Balo và túi du lịch: nhồi nhẹ, gom dây đai và khoá cài vào trong, bọc phần bánh xe hay chân đế nếu có.
Với những đơn có nhiều túi, đóng mỗi túi một túi bụi riêng và chèn giấy giữa các túi. Hai chiếc túi cọ vào nhau suốt đường đi sẽ để lại vết trên cả hai.
Quay video đóng hàng: bằng chứng cho cả shop lẫn khách
Video đóng hàng liên tục, không cắt đoạn, là cách bảo vệ cả hai bên khi có tranh chấp. Đặt điện thoại cố định trên giá ở góc nhìn thấy rõ mặt bàn; bắt đầu quay từ lúc đọc mã đơn, quay rõ chiếc túi các mặt, các điểm kiểm (khoá, lót, phần cứng), quá trình nhồi, bọc, cho vào hộp, đóng hộp và dán nhãn. Lưu video theo mã đơn trong một khoảng thời gian đủ để xử lý khiếu nại.
Ngoài video, chụp một ảnh hộp đã dán nhãn và một ảnh túi trước khi gói, ghi khối lượng kiện. Khi khách báo thiếu phụ kiện hay túi lỗi, shop đối chiếu được ngay; khi kiện bị móp méo do vận chuyển, có căn cứ làm việc với đơn vị vận chuyển.
Đồng thời, khuyến khích khách quay video lúc mở hộp. Ghi một dòng trên thẻ cảm ơn rằng nếu có vấn đề, khách gửi video mở hộp để được xử lý nhanh. Điều này không phải nghi ngờ khách mà là cách thống nhất giúp đổi trả nhanh, ít tranh cãi.
Giao vào mùa mưa, mùa nồm và đường dài
Vào mùa mưa, mọi kiện hàng nên có lớp chống nước bên ngoài hộp; đặt gói hút ẩm bên trong; tránh giao túi da lộn, túi cói nếu dự báo mưa lớn kéo dài mà khách có thể nhận muộn. Thông báo cho khách mở hộp và lấy túi ra khỏi lớp bọc ngay khi nhận, để túi thở; không để nguyên hộp trong góc ẩm nhiều ngày.
Vào mùa nồm, hàng lưu kho của shop cũng dễ ẩm trước khi đi. Kiểm mùi và bề mặt túi trong kho trước khi đóng; túi có dấu mốc nhẹ cần được xử lý và làm khô hoàn toàn, không đóng gói che đi. Một chiếc túi mốc tới tay khách gây mất uy tín lâu hơn nhiều so với việc giao trễ một ngày.
Với đơn đi đường dài hoặc đi tỉnh xa, hộp nên chắc hơn, chèn nhiều hơn, và nhắc khách nhận hàng sớm. Túi giá trị cao có thể cân nhắc khai giá trị và mua bảo hiểm hàng hoá theo dịch vụ của đơn vị vận chuyển. Khi chọn đơn vị vận chuyển, ưu tiên nơi xử lý khiếu nại hư hỏng rõ ràng hơn là nơi rẻ nhất.
Túi làm quà và đơn nhiều món: thêm vài bước
Đơn làm quà có thêm một yêu cầu: người nhận mở hộp phải thấy chỉn chu ngay từ lớp đầu tiên. Hỏi khách có muốn bỏ hoá đơn và thẻ giá ra khỏi hộp không, có cần thiệp viết tay không, và giao thẳng cho người nhận hay giao cho người mua. Hộp quà đặt trong một thùng carton ngoài để giao, vì hộp quà đẹp thường không chịu được va đập và mưa như thùng vận chuyển. Ghi chú cho người giao không mở hộp trước mặt người nhận nếu đó là quà bất ngờ.
Đơn nhiều món, ví dụ túi kèm ví và dây đeo rời, cần một danh sách kiểm đặt trong hộp. Đánh dấu từng món khi cho vào, quay rõ trong video đóng hàng. Món nhỏ như ví, móc khoá, dây đeo nên được đặt trong túi nhỏ riêng có miệng kín để không rơi vào khe giữa giấy chèn, nơi khách dễ bỏ sót khi mở hộp rồi báo thiếu.
Với đơn sỉ nhỏ giao cho shop khác, mỗi túi vẫn cần túi bụi và nhồi phom như đơn lẻ, sau đó xếp đứng trong thùng có vách ngăn hoặc chèn giấy giữa các túi. Xếp chồng túi nằm lên nhau để tiết kiệm thùng là cách nhanh nhất để nhận lại cả lô bị móp.
Khi khách gửi trả: hướng dẫn đóng gói ngược chiều
Đổi trả là một phần của bán túi online. Nhiều túi bị hỏng thêm ở chiều gửi trả vì khách nhét túi vào túi nylon mỏng không nhồi, không hộp. Gửi kèm hướng dẫn ngắn: giữ lại hộp và giấy nhồi ban đầu nếu có thể, nhồi lại túi, bọc phần cứng, cho vào túi bụi và hộp, quay video đóng gói khi gửi trả.
Khi nhận lại hàng, mở kiện có quay video, kiểm tình trạng trước khi xác nhận. Phân biệt túi còn nguyên trạng với túi đã dùng hoặc bị hỏng ở chiều gửi trả; hai trường hợp được xử lý khác nhau theo chính sách đã thông báo. Chính sách đổi trả ghi rõ ràng từ đầu, kể cả yêu cầu đóng gói khi gửi trả, giúp khách làm đúng mà không thấy bị làm khó.
Nếu shop muốn tìm xưởng nhận sửa nhanh những chiếc túi bị xước nhẹ khi vận chuyển để bán lại dưới dạng hàng trưng bày, có thể tìm các xưởng đồ da theo tỉnh trong danh bạ trên trang và hỏi trước về loại việc họ nhận.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bọc túi da kín trong túi nylon để chống nước không?
Không nên bọc trực tiếp túi da kín trong nylon lâu ngày vì hơi ẩm bị giữ lại, dễ sinh mốc và mùi, da bóng còn có thể dính. Nên cho túi vào túi bụi vải, đặt trong hộp, rồi bọc lớp chống nước ở ngoài hộp. Như vậy vừa chống mưa vừa không hầm ẩm.
Giấy báo cũ có dùng để nhồi túi được không?
Không nên. Mực in có thể dính sang lót sáng màu và mặt da, đặc biệt khi ẩm hoặc nóng. Giấy trắng không in, giấy pelure hoặc giấy không axit an toàn hơn. Nếu tiết kiệm, có thể dùng giấy trắng tái sử dụng miễn là sạch và không có mực.
Túi hộp bị móp khi giao có nắn lại được không?
Túi hộp có khung cứng nếu khung bị cong hoặc gãy thì rất khó nắn lại như cũ, thường phải mang thợ thay khung. Túi da mềm bị gập có thể nhồi lại phom và để vài ngày cho nếp giãn dần. Vì vậy với túi khung cứng, đầu tư hộp chắc và chèn kỹ là cần thiết.
Có nên đặt gói hút ẩm trực tiếp trong lòng túi?
Có thể, nhưng nên để gói hút ẩm trong túi giấy nhỏ hoặc đặt giữa các lớp giấy nhồi, tránh chạm trực tiếp vào lót sáng màu hay mặt da nhạy cảm. Chọn gói hút ẩm còn mới, kín bao bì; gói đã hút no ẩm thì không còn tác dụng.
Video đóng hàng nên lưu bao lâu?
Lưu ít nhất cho tới khi hết thời hạn đổi trả và khiếu nại của đơn đó, cộng thêm một khoảng dự phòng. Đặt tên tệp theo mã đơn và ngày để dễ tìm. Khi bộ nhớ đầy, có thể xoá các video của những đơn đã hoàn tất và quá thời hạn.
Giao túi kèm hộp đẹp có cần thiết không?
Hộp đẹp tăng cảm giác chỉn chu và hợp với túi làm quà, nhưng điều cần nhất là hộp chắc, vừa cỡ và giữ được túi khô, đúng dáng. Một hộp carton trơn chắc chắn tốt hơn hộp đẹp mà mỏng hoặc quá to. Có thể cho khách chọn thêm hộp quà với đơn làm quà.