Túi quà tặng doanh nghiệp chỉ có giá trị khi người nhận mang nó ra đường. Vì vậy câu hỏi đầu tiên không phải "túi gì đẹp", mà là "ai nhận, họ dùng túi vào việc gì, và logo đặt thế nào để họ vẫn muốn dùng". Sau đó mới đến tiến độ (tính ngược từ ngày tặng) và nghiệm thu (kiểm lô hàng trước khi phát, không phải sau khi khách phàn nàn).
Bài này dành cho người phụ trách hành chính, marketing hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ đang lên kế hoạch tặng túi cho khách hàng, đối tác, nhân viên hoặc người tham dự sự kiện. Phần kỹ thuật in logo và làm việc với xưởng được nói kỹ ở bài riêng; ở đây tập trung vào kế hoạch quà tặng: chọn loại túi, ngân sách theo cấu phần, lịch làm việc và cách kiểm hàng khi nhận.
Chọn loại túi theo người nhận và dịp tặng
Mỗi nhóm người nhận có nhu cầu khác nhau. Bảng dưới gợi ý điểm xuất phát; điều chỉnh theo văn hoá doanh nghiệp và ngân sách thực tế:
| Người nhận, dịp | Loại túi gợi ý | Logo nên đặt | Tránh |
|---|---|---|---|
| Người tham dự hội thảo, sự kiện đông | Túi tote vải bố, canvas, vải không dệt dày | Logo lớn, rõ ở mặt trước | Túi quá mỏng rách ngay trong ngày; túi không có quai đủ dài để đeo vai |
| Nhân viên dịp cuối năm, kỷ niệm | Balo công sở, túi laptop, túi đeo chéo | Nhỏ, kín đáo: góc túi, miếng tem, mặt trong | Logo to khiến nhân viên ngại dùng ngoài giờ làm |
| Khách hàng, đối tác thân thiết | Túi da nhỏ, ví đựng thẻ, túi đựng tài liệu bằng da | Dập chìm nhỏ hoặc tem kim loại tinh tế | Chất liệu kém làm hại hình ảnh hơn là không tặng |
| Khách mua hàng, khách hàng thân thiết | Túi vải đi chợ gấp gọn, túi đựng mỹ phẩm | Vừa phải, kết hợp hoạ tiết nhận diện | Túi quá nhỏ không đựng được gì thực tế |
| Đoàn đi công tác, du lịch nội bộ | Túi trống, túi du lịch, túi đựng đồ cá nhân | Nhỏ, có thể kèm tên người nhận | Túi không có khoá kéo, dễ rơi đồ khi di chuyển |
Một cách kiểm đơn giản: tưởng tượng người nhận mang chiếc túi đến một nơi không liên quan đến công ty (đi chợ, đi cà phê, về quê). Nếu họ thấy ngại, túi sẽ nằm trong tủ và khoản chi trở thành lãng phí.
Ngân sách: tính theo cấu phần thay vì một con số
Khi lập ngân sách quà tặng, nhiều nơi chỉ ghi một đơn giá mục tiêu cho mỗi chiếc túi. Cách này dễ dẫn đến báo giá không so sánh được và bất ngờ ở cuối. Tốt hơn là chia ngân sách theo cấu phần: thân túi (chất liệu và công may), đánh dấu logo (bao gồm khuôn hoặc khung một lần), phụ kiện kèm (thẻ treo, túi giấy bọc ngoài, thiệp), đóng gói và vận chuyển đến từng điểm phát, thuế và dự phòng hàng lỗi.
Ví dụ giả định: một đơn túi tote vải cho sự kiện có thể có cơ cấu chi phí khoảng một nửa cho thân túi, một phần năm cho in logo, phần còn lại cho đóng gói, vận chuyển và dự phòng. Với túi da làm quà đối tác, thân túi và hoàn thiện chiếm phần lớn hơn hẳn, phần logo nhỏ đi. Nhìn cơ cấu này giúp bạn biết chỗ nào cắt được (bao bì cầu kỳ) và chỗ nào không nên cắt (chất liệu thân túi).
Nên dành một khoản dự phòng khoảng vài phần trăm số lượng cho hàng lỗi phát hiện muộn, người nhận phát sinh thêm, hoặc túi hỏng trong vận chuyển. Đặt dư một ít ngay từ đầu rẻ hơn nhiều so với đặt bổ sung vài chiếc sau này, vì đơn nhỏ lẻ chịu đơn giá cao.
Lập tiến độ ngược từ ngày tặng
Sai lầm phổ biến nhất của đơn quà tặng là bắt đầu quá muộn. Tính ngược từ ngày phát quà, mỗi mốc dưới đây cần một khoảng thời gian; với đơn lớn hoặc dịp cao điểm cuối năm, xưởng bận, mọi khoảng đều nên nới ra:
- Ngày phát quà (mốc cuối). Hàng nên về kho của bạn trước đó ít nhất vài ngày để kiểm, đóng gói lại, chia theo điểm phát.
- Nghiệm thu. Dành thời gian kiểm mẫu ngẫu nhiên, đếm số lượng, lập biên bản. Nếu có lỗi cần xưởng làm bù, phải còn đủ thời gian để làm.
- Sản xuất hàng loạt. Phụ thuộc số lượng, độ phức tạp và lịch xưởng; hỏi xưởng con số thực tế cho đơn của bạn, không dùng con số chung.
- Duyệt mẫu. Tính cả khả năng phải làm mẫu lần hai nếu mẫu đầu chưa đạt. Người duyệt trong công ty cần được báo lịch trước để không chờ chữ ký.
- Làm mẫu. Xưởng cần thời gian mua chất liệu, làm khuôn logo, may mẫu.
- Chọn xưởng, nhận báo giá. Liên hệ vài xưởng, so báo giá tách cấu phần, xem sản phẩm cũ của họ.
- Chốt yêu cầu nội bộ. Số lượng, loại túi, logo phiên bản đơn giản hoá, ngân sách, người duyệt cuối. Đây thường là bước tốn thời gian nhất mà ít ai tính vào lịch.
Đọc từ dưới lên là thứ tự làm việc; đọc từ trên xuống là thứ tự đếm lùi trên lịch. Ghi mỗi mốc kèm tên người chịu trách nhiệm, vì đơn quà tặng thường trễ ở những chỗ không ai được giao rõ.
Nghiệm thu lô hàng: lấy mẫu thế nào cho đủ tin
Với vài chục chiếc, kiểm từng chiếc là khả thi. Với vài trăm đến vài nghìn chiếc, cách làm phổ biến trong sản xuất là kiểm lấy mẫu: rút ngẫu nhiên một số chiếc từ nhiều thùng khác nhau, kiểm kỹ theo tiêu chí đã thống nhất, rồi quyết định nhận hay trả cả lô dựa trên số lỗi tìm thấy. Các bảng lấy mẫu theo tiêu chuẩn quốc tế (thường gọi là AQL, theo bộ tiêu chuẩn ISO 2859) cho biết cần rút bao nhiêu chiếc với cỡ lô nhất định và bao nhiêu lỗi thì chấp nhận được.
Doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải dùng bảng tiêu chuẩn đầy đủ, nhưng nên giữ tinh thần của nó: rút mẫu thật sự ngẫu nhiên (không chỉ lấy mấy chiếc trên cùng thùng đầu), chia lỗi theo mức độ và thống nhất trước với xưởng mức nào là chấp nhận được. Một cách chia thường dùng:
Lỗi nghiêm trọng: logo sai, sai chất liệu, sai màu thân túi, túi không dùng được (quai đứt, khoá hỏng). Lỗi nặng: logo lệch vị trí rõ, in nhoè, đường may bỏ mũi ở chỗ chịu lực, bẩn khó làm sạch. Lỗi nhẹ: chỉ thừa chưa cắt, vết bẩn nhẹ lau được, lệch kích thước trong dung sai. Lỗi nghiêm trọng thì không chấp nhận; lỗi nặng chấp nhận ở tỉ lệ rất thấp; lỗi nhẹ có thể sửa tại chỗ.
Những tình huống hay làm hỏng đơn quà tặng
Đổi ý sau khi duyệt mẫu. Một lãnh đạo xem mẫu muộn rồi muốn đổi màu hoặc đổi logo khi xưởng đã cắt vải. Chi phí làm lại và thời gian mất đi thường lớn hơn nhiều so với giá trị thay đổi. Cách tránh: xác định người duyệt cuối ngay từ đầu và cho họ xem mẫu sớm nhất.
Số lượng thay đổi liên tục. Danh sách người nhận chưa chốt nên số lượng tăng giảm nhiều lần. Xưởng đã mua chất liệu theo số cũ; tăng thêm có thể không còn đúng lô màu. Chốt số lượng kèm phần dự phòng trước khi xưởng mua chất liệu.
Logo gửi sai phiên bản. Phòng ban này gửi logo cũ, phòng ban kia gửi logo mới, xưởng in theo tệp đến trước. Chỉ một người được gửi tệp logo cho xưởng, và tệp đó được ghi tên phiên bản, ngày gửi.
Bao bì quên tính. Túi về đến nơi mới phát hiện cần túi giấy bọc ngoài, thẻ treo, thiệp chúc. Đặt gấp những thứ này tốn kém và dễ lệch tông với túi. Đưa bao bì vào yêu cầu ngay từ bước đầu.
Vận chuyển nhiều điểm không có người nhận. Hàng đến chi nhánh không ai ký nhận, thùng để ngoài mưa hoặc bị gửi trả. Lập danh sách người nhận tại từng điểm kèm thời gian có mặt, gửi trước cho bên vận chuyển.
Bảng kiểm khi nhận hàng
In bảng này ra hoặc lưu trong điện thoại, mang theo khi nhận hàng tại kho hoặc tại xưởng:
- Số thùng, số lượng mỗi thùng khớp phiếu giao; mở ngẫu nhiên vài thùng để đếm thực tế.
- So từng chiếc mẫu rút ra với mẫu đã duyệt: chất liệu, màu thân, màu chỉ, màu phần cứng.
- Logo: vị trí (đo khoảng cách đến mép), kích thước, màu, độ nét, độ bám (cọ nhẹ bằng ngón tay khô).
- Đường may ở chân quai và đáy: kéo nhẹ chân quai, kiểm mũi chỉ đều.
- Khoá kéo, nút bấm, nam châm: thử từng chiếc trong mẫu rút.
- Mùi: mùi keo, mùi mực quá nồng có thể khiến người nhận khó chịu, nhất là khi túi đóng kín lâu trong thùng.
- Đóng gói: túi có được gấp, bọc đúng cách không, có nhăn hằn khó phẳng lại không.
- Ghi lại số lỗi theo từng mức, chụp ảnh từng lỗi, lập biên bản có chữ ký hai bên nếu phải trả hoặc yêu cầu làm bù.
Nếu hàng giao nhiều điểm, nên nghiệm thu tập trung tại một nơi trước khi chia đi. Phát hiện lỗi ở điểm phát xa là lúc khó xử lý nhất.
Để món quà được dùng thật
Một chiếc túi quà tặng thành công là chiếc người nhận dùng hằng tuần trong nhiều tháng, mang logo của bạn đi qua những nơi mà không quảng cáo nào đến được. Muốn vậy, ưu tiên công năng hơn hình thức: quai đủ dài để đeo vai, có ít nhất một ngăn khoá kéo, chất liệu chịu được mưa nắng, màu dễ phối. Logo vừa phải, chất lượng in bền qua vài lần giặt nếu là túi vải.
Kèm theo một tấm thẻ nhỏ hướng dẫn cách giữ túi (túi vải giặt nhẹ, túi da lau khô và tránh nắng gắt) là chi tiết rẻ mà cho thấy sự chu đáo. Với quà nhân viên, có thể cho chọn giữa hai, ba màu hoặc hai kiểu túi; tỉ lệ dùng thật tăng lên khi người nhận được chọn. Nếu cần tìm xưởng làm túi quà tặng gần văn phòng để tiện đến duyệt mẫu, danh bạ xưởng và doanh nghiệp túi xách theo tỉnh trên trang là một điểm khởi đầu.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt túi quà tặng trước ngày phát bao lâu?
Không có con số chung, vì phụ thuộc số lượng, chất liệu và lịch xưởng. Hãy hỏi xưởng thời gian làm mẫu và sản xuất cho đơn cụ thể, cộng thêm thời gian duyệt nội bộ, nghiệm thu, vận chuyển và dự phòng làm bù. Dịp cuối năm xưởng thường kín lịch, nên bắt đầu sớm hơn bình thường.
Có nên in tên từng người nhận lên túi không?
Cá nhân hoá làm quà có giá trị hơn với nhóm nhỏ như đối tác thân thiết, nhân viên lâu năm. Khắc laser hoặc dập chìm tên lên miếng da là cách phổ biến. Lưu ý chi phí và thời gian tăng, danh sách tên phải được kiểm chính tả kỹ trước khi gửi xưởng.
Túi vải không dệt có hợp làm quà không?
Hợp cho sự kiện đông người, phát một lần, cần chi phí thấp. Nhưng loại này kém bền, ít người dùng lại lâu dài. Nếu mục tiêu là logo xuất hiện thường xuyên, túi canvas, vải bố dày bền hơn và được dùng lâu hơn.
Làm sao tránh tặng túi trùng với đơn vị khác trong cùng sự kiện?
Chọn màu hoặc kiểu dáng ít phổ biến, thêm chi tiết nhận diện như màu quai, màu viền, tem riêng. Hỏi ban tổ chức sự kiện xem các đơn vị khác dự định tặng gì. Một chiếc túi khác biệt nhẹ cũng giúp người nhận nhớ thương hiệu của bạn hơn.
Hàng lỗi phát hiện sau khi đã phát cho người nhận thì xử lý sao?
Nếu thoả thuận với xưởng có điều khoản lỗi ẩn, liên hệ ngay kèm ảnh. Với người nhận, đổi túi mới từ số dự phòng là cách giữ hình ảnh tốt nhất. Đây là lý do nên đặt dư một chút và nghiệm thu kỹ trước khi phát.
Doanh nghiệp có cần hoá đơn cho túi quà tặng không?
Có, để hạch toán chi phí theo quy định kế toán và thuế hiện hành. Thống nhất với xưởng từ đầu việc xuất hoá đơn, tên đơn vị, nội dung hàng hoá. Cách hạch toán quà tặng cụ thể nên hỏi kế toán của doanh nghiệp.